Jak rozumieć compliance?
W trakcie prowadzenia biznesu coraz częściej można spotkać się z pojęciem compliance. Dotyczy to nie tylko największych przedsiębiorstw. Również małe i średnie firmy, a nawet osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, stoją przed wymogami compliance. Dlatego coraz ważniejsze jest zrozumienie, czym jest compliance i jakie ma znaczenie dla prowadzenia działalności.
Compliance, czyli zgodność czegoś z czymś
Compliance wywodzi się z angielskiego czasownika „to comply”, tj. stosować się do czegoś. Natomiast rzeczownik „compliance” oznacza po prostu „zgodność”. Choć literatura fachowa wskazuje, że nie da się jednoznacznie sformułować idealnej definicji compliance, to rozumienie go jako zgodność jest jak najbardziej stosowną formą. Compliance to przestrzeganie pewnych standardów, do których dany podmiot jest zobowiązany. Czyli zobowiązany jest zachować istotne dla przedsiębiorstwa normy i standardy określone przez szereg ustaw i dyrektyw w zakresie compliance i aml.
Przyjęcie takiego rozumienia pojęcia zgodności ma daleko idące konsekwencje praktyczne, gdyż określi zakres obowiązku spółki, a dokładniej jej zarządu, rady nadzorczej itp. do zapewnienia zgodności. Jeśli przyjmie się szeroką definicję compliance, firma, która zamierza wprowadzić procedury compliance, będzie musiała zadbać również o zgodność ze standardami pozaprawnymi, czyli np. z kodeksem etyki, standardami jakości, dotyczącymi CSR.
Compliance w firmie jako sposób organizacji, czyli CMS
Compliance może oznaczać także określony sposób organizacji przedsiębiorstwa oraz zestaw działań mających na celu zapewnienie zgodności z prawem i normami pozaprawnymi. Takie rozumienie zgodności jest zatem utożsamiane z systemem zarządzania zgodnością (CMS). Z angielskiego Compliance Management System. CMS powinien być skonstruowany w taki sposób, aby wykrywał nieprawidłowości w funkcjonowaniu firmy, jak i również im zapobiegał. W przypadku wystąpienia danej nieprawidłowości CMS powinien umożliwić jej szybkie wykrycie i jednoznaczne określenie osoby odpowiedzialnej.
Zespół środków w systemie zarządzania zgodnością musi być dopasowany do działalności danej firmy. Można natomiast wymienić kilka środków, które dotyczą każdego przedsiębiorstwa bez względu na rodzaj działalności i są to:
- procedury antykorupcyjne,
- wzorce postępowania,
- whistleblowing,
- sygnaliści (wytypowanie).
Procedury powinny stanowić pewien wzorzec postępowania i być stosowane w toku prowadzenia działalności gospodarczej. Pracownicy, a w niektórych sytuacjach także kontrahenci, powinni na bieżąco ich przestrzegać. Właściwy system zarządzania zgodnością gwarantuje, że wszystkie zainteresowane strony powinni znać odpowiednie procedury w niezbędnym zakresie i umieć je zastosować w praktyce.
Warto również wiedzieć, że przy konstruowaniu CMS należy korzystać ze specjalnie przygotowanej dla compliance w firmie normy ISO 19600. Norma ta ma charakter ogólny, który pozwala korzystać z niej w różnych przedsiębiorstwach niezależnie od ich wielkości i przedmiotu działania.
Aktualne szkolenia Compliance
Szkolenia z zakresu compliance, które otworzą przed Tobą nową ścieżkę kariery i umożliwią obecny rozwój na wyższe stanowiska.
Compliance w firmie – obszary działania
Obszary, którymi powinien zostać objęty systemem zarządzania zgodnością, zależy przede wszystkim od przedmiotu działalności przedsiębiorstwa i tego, co się z nim wiąże. Czyli ryzyk, jakie powstają przy prowadzeniu danego rodzaju działalności. Na przykład można wymienić następujące obszary.
- Odpowiedzialność związana z prawem spółek.
- Odpowiedzialność związana z prawidłowym
prowadzeniem ksiąg i rachunkowością.. - Odpowiedzialność karnoskarbowa.
- Odpowiedzialność związana z prawem pracy.
- Odpowiedzialność związana z korupcją.
- Ochrona danych osobowych.
- Czyny nieuczciwej konkurencji.
- Transakcje z konsumentami.
- Anti Money Laundering (AML) – przeciwdziałanie
praniu brudnych pieniędzy. - MDR – raportowanie schematów podatkowych.
- Prawo ochrony środowiska.
- Przepisy podatkowe.
- Zagraniczne przepisy antykorupcyjne.
- Regulacje pozaprawne.
Niezależnie od zakresu, w jakim będzie miał zastosowanie system zarządzania zgodnością danego przedsiębiorcy. Zadaniem CMS będzie zapewnienie zgodności działań przedsiębiorcy, jego pracowników, współpracowników i kierownictwa z normami prawnymi i pozaprawnymi. Jest to niezwykle istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy. Ponadto CMS to przede wszystkim identyfikacja naruszeń, które miały miejsce i trwają oraz zapobieganie im. A także samo w sobie ciągłe doskonalenie przedsiębiorstwa i organizacji systemu CMS.